Ochrana osobných údajov
ZOO TRADE, s.r.o., IČO: 36466603, Priemyselný areál Šalgovík, 080 01 Prešov kontaktné údaje: 0911 949 840 ______________________________________________________________________
ako prevádzkovateľ informačného systému zverejňuje za účelom dodržiavania spravodlivosti a transparentnosti voči dotknutým osobám toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov pod názvom
ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV v zmysle článku 13 a príslušných recitálov Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) a zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“)
Účelmi spracúvania osobných údajov sú dôvody, pre ktoré sa spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb (zamestnancov, klientov) v našich informačných systémoch na presne určených právnych základoch. Účely sú konkrétne určené, výslovne uvedené a oprávnené, pričom pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb dodržiavame zásadu zákonnosti podľa článku 6 a 9 Nariadenia (jednotlivé účely a právne základy sú uvedené v prílohe týchto Zásad ochrany osobných údajov).
Dotknuté osoby, o ktorých sú spracúvané osobné údaje v našich informačných systémoch pre konkrétne vymedzené účely si môžu uplatniť písomne alebo elektronicky nasledovné práva: a)Právo na prístup k osobným údajom – ide o právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje ako aj právo získať prístup k týmto údajom, a to v rozsahu účelov a doby spracúvania, kategórie dotknutých osobných údajov, okruhu príjemcov, o postupe v každom automatickom spracúvaní, prípadne o následkoch takéhoto spracúvania. Ako prevádzkovateľ máme právo použiť všetky primerané opatrenia na overenie totožnosti dotknutej osoby, ktorá žiada o prístup k údajom, najmä v súvislosti s online službami a identifikátormi (článok 15, recitál 63, 64 Nariadenia). b)Právo na opravu nesprávnych a doplnenie neúplných osobných údajov (článok 16, recitál 65 Nariadenia). c)Právo na výmaz – „zabudnutie“ tých osobných údajov, ktoré už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali a spracúvali; pri odvolaní súhlasu, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva; pri nezákonnom spracúvaní; ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou informačnej spoločnosti (pri deťoch), a to za naplnenia podmienok uvedených v článku 17, recitál 65, 66 Nariadenia. d)Právo na obmedzenie spracúvania je možné uplatniť, ak ako dotknutá osoba napadnete správnosť osobných údajov a ostatných náležitostí v zmysle článku 18, recitálu 67 Nariadenia, a to formou dočasného presunutia vybraných osobných údajov do iného systému spracúvania, zamedzenia prístupu používateľov k vybraných osobným údajov alebo dočasné odstránenie spracúvania. e)Právo na prenosnosť osobných údajov je právo Vami poskytnuté osobné údaje do našich informačných systémov na základe súhlasu alebo plnenia zmluvy preniesť k ďalšiemu prevádzkovateľovi v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, pokiaľ je to technicky možné aj za naplnenia podmienok článku 20, recitálu 68 Nariadenia v prípade, ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami. Uplatňovaním tohto práva nie je dotknutý článok 17 Nariadenia. Právo na prenosnosť údajov sa nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej nám ako prevádzkovateľovi. f)Bez toho, aby boli dotknuté akékoľvek iné správne alebo súdne prostriedky nápravy, máte ako dotknutá osoba právo podať v zmysle článku 77 Nariadenia sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR, ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, je v rozpore s Nariadením alebo zákonom o ochrane osobných údajov.
Ako dotknutá osoba máte tiež právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, taktiež ak je spracúvanie nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sledujeme ako prevádzkovateľ alebo tretia strana (okrem spracúvania vykonávanom orgánmi verejnej moci pri plnení ich úloh), s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú Vaše záujmy alebo základné práva a slobody ako dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov (najmä ak je dotknutou osobou dieťa).
ZOO TRADE, s.r.o., Priemyselný areál Šalgovík, 080 01 Prešov prijala ako prevádzkovateľ informačného systému všetky primerané personálne, organizačné a technické opatrenia za účelom maximálnej ochrany Vašich osobných údajov s cieľom v čo najväčšej miere znížiť riziko ich zneužitia, úniku a podobne. V zmysle našej povinnosti vyplývajúcej z článku 34 Nariadenia Vám ako dotknutým osobám oznamujeme, že ak nastane situácia, že ako prevádzkovateľ porušíme ochranu Vašich osobných údajov spôsobom, ktorým pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, bez zbytočného odkladu Vám túto skutočnosť oznámime.
UPOZORNENIE: z dôvodu dodržiavania zásady minimalizácie sú všetky Vami poskytnuté osobné údaje nevyhnutnou zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou pre naplnenie účelu ich spracúvania. Neposkytnutie povinných údajov nevyhnutných na uzatvorenie zmluvy môže mať za následok neuzavretie zmluvného vzťahu.
V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s ochranou Vašich osobných údajov vrátane uplatnenia Vašich práv v zmysle Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov Vás prosíme, aby ste kontaktovali nás alebo sa obráťte na našu zodpovednú osobu (pokiaľ je určená): Kontaktné údaje: emailová adresa zootrade@zootrade.sk alebo číslo 0911 949 840
Príloha k Zásadám ochrany osobných údajov 1 PERSONÁLNA A MZDOVÁ
AGENDA ZAMESTNANCOV Účel spracúvania osobných údajov
plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom,
štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napríklad na
základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane
predzmluvných vzťahov Názov informačného systému Personálna a mzdová
agenda zamestnancov Právny základ Ústava Slovenskej republiky, zákon NR SR
č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon NR
SR č. 552/2003 Z. z. o výkone prác vo verejnom záujme v znení
neskorších predpisov, zákon NR SR č. 312/2001 Z. z. o štátnej službe a
o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon NR SR č. 553/2003 Z. z.
o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme
a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
zákon NR SR č.595/2003Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších
predpisov, zákon NR SR č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok)
a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
zákon NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších
predpisov, zákon NR SR č. 600/2003 Z. z. o prídavku na dieťa a o zmene a
doplnení zákona NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení
neskorších predpisov, z. NRSR č.462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri
dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení
niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR
č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení niektorých
zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 650/2004 Z. z.
o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákon NR
SR č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách v znení neskorších
predpisov, zákon NR SR č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti v znení
neskorších predpisov, zákon NR SR č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci
a nelegálnom zamestnávaní v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č.
245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (Školský zákon) a o zmene
a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR
18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých
zákonov v znení zákona NR SR č. 84/2014 Z. z., zákon NR SR č. 317/2009 Z.
z. o pedagogických zamestnancoch a odborných zamestnancoch a o zmene a
doplnení niektorých zákonov, zákon NR SR č. 152/1994 Z. z. o sociálnom
fonde a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 286/1992 Zb. o daniach
z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 43/2004 Z. z.
o starobnom dôchodkovom sporení, zákon NR SR č. 124/2006 Z. z.
o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých
zákonov. Spracúvanie osobných údajov je povolené zákonom č. 577/2004 Z.
z. o rozsahu zdravotnej starostlivosti uhrádzanej na základe verejného
zdravotného poistenia a o úhradách za služby súvisiace s poskytovaním
zdravotnej starostlivosti v znení neskorších predpisov, zákonom č.
578/2004 Z. z. o poskytovateľoch zdravotnej starostlivosti, zdravotníckych
pracovníkoch, stavovských organizáciách v zdravotníctve a o zmene a
doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhláška
Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 448/2007 Z. z.
o podrobnostiach o faktoroch práce a pracovného prostredia vo vzťahu ku
kategorizácii prác z hľadiska zdravotných rizík a o náležitostiach
návrhu na zaradenie prác do kategórií, zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane,
podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov
v znení neskorších predpisov a súvisiace právne predpisy, zákon č.
204/2014 Z. z. ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane,
podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov
v znení neskorších predpisov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a
o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
zákon č. 470/2011 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 124/2006 Z. z.
o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých
zákonov v znení neskorších predpisov a ktorým sa dopĺňa zákon č.
355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a
doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Vyhláška
Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky o podrobnostiach o rozsahu a
náplni výkonu pracovnej zdravotnej služby, o zložení tímu odborníkov,
ktorí ju vykonávajú a o požiadavkách na ich odbornú spôsobilosť.
Kategórie príjemcov Sprostredkovateľ na spracúvanie personalistiky,
sprostredkovateľ na spracúvanie mzdovej agendy, sprostredkovateľ – technik
BOZP, sprostredkovateľ na spracúvanie agendy pracovnej zdravotnej služby,
orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, Zdravotné
poisťovne, doplnkové dôchodkové sporiteľne, doplnkové správcovské
spoločnosti. Cezhraničný prenos os. údajov Neuskutočňuje sa Lehoty na
vymazanie os. údajov (uvedené lehoty sú po skončení pracovného pomeru)
Osobný spis zamestnanca – obsahuje platový dekrét, menovací
dekrét,… – 70 rokov (od narodenia), Dovolenky – 3 roky,
Dochádzky – 3 roky, Mzdové listy – 50 rokov, Starostlivosť
o zamestnanca (životné jubileá, rekreácie,…) – 5 rokov, Dohody
(o vykonaní práce, o brigádnickej činnosti) – 5 rokov, Ľahké
úrazy – 5 rokov, Ťažké úrazy – 5 rokov, Doklady o pracovnej
úrazovosti z hľadiska náhrad škôd spôsobených na zdraví – 5 rokov,
Záznamy o úrazoch a ich prešetrení, záznamy z prešetrenia ťažkých
a smrteľných úrazov – 5 rokov, Dokumentácia školení, preškolení
z oblasti BOZP – 5 rokov. Informácia o existencii automatizovaného
rozhodovania vrátane profilovania Neuskutočňuje sa Kategórie dotknutých
osôb uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, manželia alebo manželky
zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí
zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci 2 EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ
AGENDA Účel spracúvania osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých
faktúr a fakturácia odberateľom, styk s bankou, vedenie pokladne,
zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo,
evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a
drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva
organizácie. Názov informačného systému Ekonomicko-účtovný Právny
základ Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších
predpisov, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení
neskorších predpisov, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov
a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon č. 145/1995 Z. z.
o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964
Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 152/1994
Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb.
o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 311/2001 Z.
z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon č. 400/2009 Z. z.
o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení
neskorších predpisov, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení
neskorších predpisov, zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách
územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Kategórie príjemcov – orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,
- sprostredkovateľ.
Cezhraničný prenos os. údajov Neuskutočňuje sa Lehoty na vymazanie os.
údajov (uvedené lehoty sú podľa registratúrneho poriadku)
Podklady pre zostavenie miezd – 5 rokov, Prihlásenia (odhlásenia) do
zdravotnej a sociálnej poisťovne – 5 rokov, Daňové výkazy –
5 rokov. Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane
profilovania Neuskutočňuje sa Kategórie dotknutých osôb fyzické osoby –
zamestnanci prevádzkovateľa, dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby,
zamestnanci dodávateľov a odberateľov, zástupcovia dodávateľov a
odberateľov 3 KAMEROVÝ SYSTÉM MONITORUJÚCI PRIESTORY PRÍSTUPNÉ VEREJNOSTI
Účel spracúvania osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je
monitorovanie priestorov prístupných verejnosti z dôvodu ochrany majetku a
zdravia. Názov informačného systému IS Kamerový systém monitorujúci
priestory prístupné verejnosti Právny základ Oprávnený záujem v zmysle
článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je
ochrana majetku a bezpečnosti prevádzkovateľa a dotknutých osôb Kategórie
príjemcov Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov Neuskutočňuje sa Lehoty na vymazanie os.
údajov 15 dní odo dňa nasledujúcom po dni, v ktorom bol záznam
vyhotovený Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane
profilovania Neuskutočňuje sa Kategórie dotknutých osôb fyzické osoby,
ktoré vstúpili do priestorov prevádzkovateľa, ktoré sú prístupné
verejnosti samotná verejnosť 4 MONITOROVANIE ZAMESTNANCOV Účel
spracúvania osobných údajov
monitorovanie zamestnancov z dôvodu sledovania a dodržiavania pracovnej
disciplíny v zmysle Zákonníka práce prostredníctvom: a)GPS
b) kamerovým systémom Názov informačného systému IS Monitorovanie
zamestnancov Právny základ § 13 ods. 4 zákona č. 311/2001 Z. z.
Zákonník práce v znení neskorších predpisov Kategórie príjemcov Orgány
verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov Cezhraničný prenos os.
údajov Neuskutočňuje sa Lehoty na vymazanie os. údajov a)1 mesiac po
skončení pracovného pomeru b)15 dní po skončení pracovného pomeru
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane
profilovania Neuskutočňuje sa Kategórie dotknutých osôb zamestnanci
prevádzkovateľa 5 SPRÁVA REGISTRATÚRY Účel spracúvania osobných
údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je správa
registratúry ako riadna evidencia záznamov (vedenie úplnej a presnej
evidencie záznamov v registratúrnom denníku, vedenie registrov a indexov
záznamov), riadne vyraďovanie spisov (záznamov), zabezpečenie plánovitého
vyraďovania spisov (záznamov), ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť
a uplynuli lehoty ich uloženia, evidencia došlej a odoslanej pošty. Názov
informačného systému IS Správa registratúry Právny základ Zákon NR SR
č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, 305/2013 Z. z.
o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a
doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente). Kategórie príjemcov
orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov Cezhraničný
prenos os. údajov Neuskutočňuje sa Lehoty na vymazanie os. údajov Bežná
korešpondencia – 3 roky Informácia o existencii automatizovaného
rozhodovania vrátane profilovania Neuskutočňuje sa Kategórie dotknutých
osôb dotknuté osoby v rámci všetkých účelov spracúvania osobných
údajov vymedzených prevádzkovateľom 6 EVIDENCIA SZČO Účel spracúvania
osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je príprava
a vedenie dodávateľsko-odberateľských vzťahov so samostatne zárobkovo
činnými osobami. V rámci predmetnej agendy sú vedené zmluvné vzťahy,
faktúry a objednávky, evidencia dodávok a odberov tovarov, služieb a pod.
Názov informačného systému Evidencia SZČO Právny základ Zmluva medzi
prevádzkovateľom a SZČO povolená Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym
zákonníkom, Obchodným zákonníkom, Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom
o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a súvisiacimi právnymi
predpismi. Kategórie príjemcov orgány štátnej správy, verejnej moci
a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov Cezhraničný
prenos os. údajov Neuskutočňuje sa Lehoty na vymazanie os. údajov 10 rokov
po skončení zmluvného vzťahu z dôvodu evidencie v rámci účtovnej
agendy Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane
profilovania Neuskutočňuje sa Kategórie dotknutých osôb
odberateľ/dodávateľ – samostatne zárobkovo činná osoba 7 EVIDENCIA
ZÁSTUPCOV DODÁVATEĽOV A ODBERATEĽOV Účel spracúvania osobných
údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vedenie
databázy zástupcov, respektíve zamestnancov dodávateľov a odberateľov
z dôvodu plnenia ich pracovných, služobných a funkčných povinností
a zabezpečenia plynulých dodávateľsko-odberateľských vzťahov. Názov
informačného systému Evidencia zástupcov dodávateľov a odberateľov
Právny základ § 78 od. 3 zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane
osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov Kategórie
príjemcov Nie sú Cezhraničný prenos os. údajov Neuskutočňuje sa Lehoty na
vymazanie os. údajov Do 30 dní odo dňa skončenia
dodávateľsko-odberateľských vzťahov Informácia o existencii
automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb fyzická osoba – zástupca (zamestnanec)
dodávateľa, odberateľa 8 UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB Účel
spracúvania osobných údajov
Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je
vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv
ako dotknutých osôb v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ)
2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov
a o voľnom pohybe takýchto údajov. Názov informačného systému IS
Uplatňovanie práv dotknutých osôb Právny základ Čl. 6, odst. 1, písm.
a), v súlade s čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu
a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných
údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov Kategórie príjemcov orgány
štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných
právnych predpisov Cezhraničný prenos os. údajov Neuskutočňuje sa Lehoty
na vymazanie os. údajov 1 rok odo dňa vybavenia žiadosti Informácia
o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania
Neuskutočňuje sa Kategórie dotknutých osôb fyzická osoba, ktorá sa ako
dotknutá osoba v rámci prevádzkovateľom vymedzených účelov obráti na
prevádzkovateľa so žiadosťou uplatniť svoje práva